配車担当の退職、引き継ぎが間に合わない時に運送会社がやるべきこと

「社長、ちょっといいですか」——配車歴15年の佐藤さんが事務所の奥で切り出したのは、退職の申し出でした。荷主との調整も、ドライバー20人の采配も、すべて佐藤さんの頭の中。引き継ぎ書はありません。退職日まで、あと1か月。

配車担当の退職は、運送会社にとって単なる欠員ではありません。配車が止まれば、翌日の運行が止まる。この記事では、配車担当の退職通知を受けた経営者が、運行を止めないために何をすべきかを整理します。

配車担当の退職が「翌日の運行停止」に直結する理由

経理や総務の退職なら、多少の混乱はあっても荷物は動きます。配車は違います。今夜のうちに明日の車両とドライバーと荷物の組み合わせを決めなければ、朝、トラックが出せません。

しかも配車の判断材料の多くは、システムにも紙にも残っていません。「A社の午前指定は実質9時半まで」「あの倉庫はバース予約が要る」「このドライバーは大型での山道は避ける」——こうした判断基準は、長年の配車担当の経験そのものです。だからこそ、退職通知を受けた瞬間からカウントダウンが始まります。

なぜ配車業務はここまで属人化するのか

配車の属人化は、担当者の怠慢ではなく構造的な問題です。

• 例外が多すぎて標準化しにくい。荷主ごと、ドライバーごと、季節ごとに条件が変わり、マニュアル化が追いつかない
• 毎日忙しく、文書化の時間がない。電話とFAXが鳴り続ける現場で、引き継ぎ書を書く余裕は生まれない
• 長く任せるほど本人しか分からなくなる。15年選手の配車係ほど、それ自体が「会社の資産が一人に集中している」状態

さらに2024年問題以降、ドライバーの労働時間規制を踏まえた配車が必須になり、「誰をどこまで走らせられるか」の判断はいっそう複雑になりました。規制を踏まえた配車ノウハウまで含めて、担当者の頭の中にしかない会社は少なくありません。

配車担当の頭の中にあるもの——暗黙知を4つに分類する

引き継ぎの第一歩は、「何を引き継ぐべきか」の全体像をつかむことです。配車担当の暗黙知は、おおむね次の4つに分類できます。

分類	具体例	漏れたときの影響
荷主関連	納品時間の実質ルール、附帯作業の有無、担当者の好み、出入り手順	荷主クレーム・取引縮小
ドライバー関連	担当エリア、車格ごとの経験値、健康・家庭事情への配慮	遅延・事故リスク、離職
緊急対応	遅延・事故・車両故障時の連絡順序、代車・傭車の手配先	トラブル時に現場が止まる
事務処理	荷主別の請求フォーマットと締日、点呼簿・運行日報の運用、車両管理の勘所	請求漏れ・監査時の不備

この4分類を紙に書き出し、項目ごとに「誰が・どこまで知っているか」を確認するだけでも、引き継ぎの抜けは大きく減ります。

退職日までにやるべきこと——優先順位は「明日の運行を止めない順」

時間が限られているなら、全部を均等に引き継ごうとしてはいけません。優先順位は次の通りです。

1. **主要荷主トップ5の「実質ルール」**を荷主別に1枚ずつ書き出す
2. ドライバー一覧に采配メモ(エリア・車格・注意点)を付ける
3. 緊急時の連絡フロー(誰に・どの順で・代車はどこに頼むか)を1枚にまとめる
4. 請求・締日・点呼簿などの事務処理は、現物のサンプルにメモを添える

完璧なマニュアルは不要です。「後から読んだ人が判断を再現できるメモ」を目指してください。退職まで残り1週間といった状況での進め方は、退職まで1週間で間に合わせる引き継ぎの方法で詳しく解説しています。

社内だけで引き継ぎが回らないときの選択肢

現実には、「本人は日々の配車で手一杯」「聞き役を任せられる社員がいない」「後任もまだ採用できていない」という会社がほとんどです。本人任せにした結果、引き継ぎ書がないまま退職されてから慌てるのが最悪のパターンです。

その場合、退職前に第三者が本人にヒアリングして文書化するという方法があります。引き継ぎレスキューは、退職予定者しか知らない業務を聞き取り、会社に残る形に整理するサービスです。

• 最短1週間で対応。緊急時は最短当日にヒアリングを開始し、3〜5日で主要業務を整備
• 基本パック30万円〜、緊急対応オプションは+20万円〜
• NDA対応、後任が未定でも依頼可能
• 配車・請求・荷主別ルール・点呼簿/運行日報・車両管理に知見があり、紙とFAX中心の運用でも対応可能

なお、運行管理者・整備管理者としての専門判断は代行しません。あくまで「本人の頭の中を、会社の文書にする」ことに特化したサービスです。運送業向けの詳細は運送会社向けの引き継ぎ支援ページをご覧ください。

まとめ:配車係の退職通知は「資産流出の警報」

配車担当の退職で失われるのは労働力ではなく、荷主との信頼関係を支えてきた判断基準という資産です。退職日が決まったら、暗黙知の4分類で棚卸しし、「明日の運行を止めない順」に文書化する。社内で回らなければ、本人が在籍しているうちに外部の聞き取りを使う。打てる手は、本人がまだ会社にいる今だけです。